Papeles de Trabajo

Papeles de Trabajo

Son un conjunto de documentos preparados por un auditor, que le permite disponer de una información y de pruebas efectuadas durante su actuación profesional en la empresa, así como las decisiones tomadas para formar su opinión.

Objetivos de los papeles de trabajo

• Servir como evidencia del trabajo realizado y de soporte de las conclusiones del mismo.

• Presentar informes a las partes interesadas.

• Facilitar los medios para organizar, controlar, administrar y supervisar el trabajo ejecutado en las oficinas del cliente.

• Contenido del legado de los papeles de trabajo

• Hoja de identificación

• Dictamen preliminar

•  Resumen de las desviaciones encontradas

• Programa de resumen de auditoria de trabajo

• Guía de auditoria

• Inventarios

• Respaldos de datos.

Claves del auditor para marcar papeles de trabajo

Son las marcas de carácter informal que utiliza exclusivamente el auditor o el grupo de auditores.

No existe algún convenio formal respecto al tipo de marcas utilizadas entre un auditor y otro, sino que su diseño y uso es producto de las experiencias de auditorías anteriores compartidas entre los auditores.

Cuadros, estadísticas y documentos concentradores de trabajo.

Estos documentos son complemento de alguna revisión y sirven para identificar y comprobar desviaciones y situaciones. Dichos documentos pueden ser estadísticas, graficas o cuadros en los cuales se concentran y se comparan datos tales como listados de resultados de un proceso y listados de seguimiento.

Diagrama de sistemas

Es la representación gráfica del procedimiento que se sigue para realizar una serie de operaciones.

• Diagrama de flujo: Ejemplifica el flujo que siguen los datos mediante símbolos

• Diccionario de datos: Identifica el contenido y composición de las bases de datos.

• Modelos: Ayudan al auditor a representar la realidad de lo que va a evaluar. 

Estas pruebas, deben ser conservadas en lugar protegido, donde no puedan ser inspeccionadas por terceros ajenos al auditor o equipo de auditores. No deberán destruirse antes de que haya transcurrido el tiempo que establecen las obligaciones derivadas de las leyes y de las necesidades de la práctica profesional. Su destrucción o pérdida, así como la difusión no autorizada, acarrearía responsabilidad para el auditor. Vínculo conector entre los registros de contabilidad del cliente y el informe de los auditores.

Documentos de la Auditoría

DOCUMENTOS  DE LA AUDITORIA

 

 
La documentación de la auditoria es el principal registro de los procedimientos de la auditoria aplicables, evidencia obtenida, y conclusiones alcanzadas en la participación. La documentación de la auditoria debería incluir toda la información que el auditor considere necesaria para realizar la auditoria de forma correcta y proporcionar el apoyo para el informe de auditoría. La documentación de la auditoria también podría referirse a los papeles de trabajo.

El objetivo general es la de ayudar al auditor a proporcionarle una seguridad razonable de que una auditoria adecuada se realice de acuerdo con las normas establecidas. La documentación de la auditoria, si pertenece al año corriente de la auditoria, provee la base para la planeación de la auditoria, un registro de la evidencia acumulada y los resultados de las pruebas, datos para determinar el tipo adecuado del informe de auditoría y una base para la revisión por parte de supervisor y socios.

La documentación de auditoria es el recurso más importante para demostrar por medio de documentos que una auditoria fue realizada de forma adecuada y conforme a las normas de auditoria generalmente aceptadas.

Previo a la preparación del plan de auditoria, la revisión de la documentación permite determinar la conformidad de la documentación del sistema, según documentación, con los criterios de auditoria. Si la documentación es inadecuada no se deben asignar nuevos recursos hasta que estos problemas se resuelvan.

La revisión de la documentación comienza en la primera etapa de la auditoria y puede continúa durante todo el ejercicio. El reto es identificar la información requerida (deseable) y revisarla en detalle antes del trabajo de campo

Una visita previa puede ser útil para:

·          Informar de primera mano del responsable de la instalación acerca de los objetivos y procedimientos de la auditoria.

·         Conseguir información suficiente para desarrollar el entendimiento básico de la instalación, los procesos y la gestión.

·         Diseñar un mejor plan de auditoria (más racional).

TIPOS DE DOCUMENTOS

• Documentación acerca del sistema de gestión de la calidad. Manuales de calidad.
• Documentación acerca de la aplicación del sistema de gestión de calidad. Planes de calidad.
• Documentos que establecen requisitos. Especificaciones.
• Documentos que establecen recomendaciones o sugerencias. Guías.
• Documentación acerca de cómo desempeñar las actividades o procesos. Procedimientos, Instrucciones, Planos.
• Documentación que proporciona evidencia objetiva de las actividades realizadas o de los resultados logrados. Registros.

DOCUMENTACIÓN DE LA EMPRESA

 

La técnica de revisión documental en la auditoría de sistemas es de gran utilidad para dictaminar el desarrollo correcto de las operaciones, así como para valorar la gestión administrativa del área de sistemas, la existencia, actualización y uso de los documentos formales de administración y control de los activos informáticos del centro de cómputo y del aprovechamiento del sistema, entre muchas otras aplicaciones. Sin embargo, el auditor de sistemas computacionales que utiliza la revisión documental, además de ajustarse a las características tradicionales de revisión de los documentos formales, también debe adaptarse a las técnicas específicas de registro utilizadas en el área de sistemas, así como utilizar las computadoras para la captura, almacenamiento y acceso de datos.

Acta Testimonial

El acta testimonial es un documento de carácter formal, que por su representatividad, importancia y posibles alcances de carácter legal y jurídico es uno de los documentos vitales para cualquier auditoría; este documento no sólo sirve de testimonio para comprobar, corroborar, ratificar o evidenciar cualquier evento que ocurra durante la revisión, sino que es tal su alcance que se puede convertir en un documento de carácter legal, probatorio de alguna anomalía de tipo jurídico, penal o de cualquier otro aspecto legal. Por esta razón es muy importante que el auditor sepa elaborarla correctamente.